Für bestimmte Willenserklärungen verlangt das Gesetz die Einhaltung einer bestimmten Form, damit sie wirksam sind. Unter einer Beurkundung versteht man die Erstellung einer Niederschrift über eine Willenserklärung in der gesetzlich vorgeschriebenen Form.
Beurkundungen können nur von Stellen durchgeführt werden, die hierzu vom Gesetz ermächtigt wurden. Dies sind im Allgemeinen Jugendämter, Standesämter und Notariate. Vaterschaftsanerkennungen sowie die Zustimmungserklärungen können auch beim Standesamt beurkundet werden. Die Beurkundung bei den Jugendämtern ist kostenlos, bei den Notariaten werden Gebühren verlangt.
Ein gültiger Personalausweis oder Reisepass sind zur Aufnahme einer Urkunde grundsätzlich erforderlich, da die Person, die eine zu beurkundende Erklärung abgeben will, sich ausweisen muss. Die Geburtsurkunde des Kindes oder ein schon bestehender Unterhaltstitel sind in der Regel hilfreich.
Für Bürgerinnen und Bürger, die nicht ausreichend deutsch sprechen ist ein Dolmetscher oder eine Dolmetscherin erforderlich. Hierbei muss es sich jedoch nicht um einen vereidigten Dolmetscher oder eine vereidigte Dolmetscherin handeln.